民泊を始めたら、届出を出して終わりではありません。
宿泊者名簿を正しく作成・保存し、2か月ごとの定期報告を行うことが必要です。
しかも、定期報告を忘れたり、虚偽の報告をしたりすると、30万円以下の罰金の対象になる場合があります。
この記事では、民泊運営で必要になる記録と定期報告について、できるだけ簡単に整理します。
- 民泊では「宿泊者名簿」の作成・保存が必要
- 宿泊者名簿は原則3年間保存
- 定期報告は2か月ごとに行う
- 宿泊実績が「0日」でも報告が必要な自治体があります
- 定期報告をしない、または虚偽報告をすると罰則の対象になる場合がある
相談事例｜民泊の報告は「宿泊したときだけ」でいい？
また、宿泊者名簿をパソコンで管理しているのですが、それだけで問題ないでしょうか。
「宿泊者がいなかったから何もしなくていい」とは限りません。
特に大阪市では、宿泊実績がない場合でも「0日」として定期報告を行う必要があると案内されています。
ですから、民泊を運営する場合は、最初から「記録する→保存する→定期的に報告する」という仕組みを作っておくことが大切です。
まず知っておきたい「帳簿」と「宿泊者名簿」の違い
今回のテーマで、最初に整理しておきたいことがあります。
「民泊の帳簿」と一言で説明されることがありますが、住宅宿泊事業者と住宅宿泊管理業者では、法律上の記録の扱いが異なります。
住宅宿泊事業者について、特に重要なのが宿泊者名簿と定期報告です。
一方、住宅宿泊管理業者には、管理受託契約などについて記載する帳簿の備付けがあり、こちらは各事業年度の末日をもって閉鎖し、閉鎖後5年間保存する義務があります。
民泊の宿泊者名簿には何を書くのか
住宅宿泊事業者は、宿泊者名簿を備え付ける必要があります。
基本的には、次の情報を記載します。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 氏名 | 宿泊者の氏名 |
| 住所 | 宿泊者の住所 |
| 職業 | 宿泊者の職業 |
| 宿泊日 | 実際の宿泊日 |
| 国籍 | 国内に住所を有しない外国人の場合 |
| 旅券番号 | 国内に住所を有しない外国人の場合 |
外国人宿泊者については、国籍や旅券番号の確認も必要になります。
また、宿泊者名簿には代表者だけを書けばよいわけではありません。
宿泊する人全員について、必要な情報を記録することが重要です。
宿泊者名簿はどこに保管する？
宿泊者名簿は、どこに置いてもよいというわけではありません。
原則として、次のいずれかに備え付けます。
- 届出住宅
- 住宅宿泊事業者の営業所または事務所
そして、3年間保存する必要があります。
パソコンなどで電子データとして管理することもできますが、必要な場合に紙で出力できる状態にしておく必要があります。
宿泊者名簿は「本人確認」とセットで考える
宿泊者名簿は、単に宿泊者から名前を聞いて入力すれば終わり、というものではありません。
宿泊行為が始まるまでに、宿泊者それぞれについて本人確認を行う必要があります。
特に、日本国内に住所を有しない外国人宿泊者については、旅券の提示を求め、必要な情報を宿泊者名簿に記載することなどが求められています。
旅券の写しを宿泊者名簿とともに保存する方法も示されています。
非対面で本人確認を行う場合にも、一定の条件があります。
「オンラインだから何でもよい」と考えず、観光庁の最新の案内を確認することが大切です。
定期報告は何を報告するのか
住宅宿泊事業者には、宿泊実績について定期的に報告する義務があります。
報告する主な項目は次の4つです。
- 届出住宅に人を宿泊させた日数
- 宿泊者数
- 延べ宿泊者数
- 国籍別の宿泊者数の内訳
ここで注意したいのが、「宿泊者数」と「延べ宿泊者数」は同じではないという点です。
例えば、3人が2泊した場合、宿泊者数は3人ですが、延べ宿泊者数は6人になります。
定期報告はいつまでに行うのか
定期報告は、毎年2月・4月・6月・8月・10月・12月の15日までに行います。
基本的には、その月の前2か月分について報告します。
| 報告する月 | 報告期限 | 主な対象期間 |
|---|---|---|
| 2月 | 2月15日 | 12月・1月分 |
| 4月 | 4月15日 | 2月・3月分 |
| 6月 | 6月15日 | 4月・5月分 |
| 8月 | 8月15日 | 6月・7月分 |
| 10月 | 10月15日 | 8月・9月分 |
| 12月 | 12月15日 | 10月・11月分 |
ただし、具体的な運用方法や提出方法については、届出住宅の所在地を管轄する自治体の案内も確認してください。
【記事内図解画像：ここに挿入】
画像挿入位置：
「定期報告はいつまでに行うのか」の説明後に配置します。
挿入理由：
2か月ごとの報告という仕組みは、文章だけでは分かりにくく、読者が離脱しやすいポイントです。
「宿泊記録→2か月分を集計→4項目を確認→15日までに報告」という流れを図解することで、実際の作業をイメージしやすくします。
宿泊者がいない場合はどうする？
「まだ営業していない」
「予約が一件も入っていない」
「この2か月は誰も宿泊していない」
という場合でも、自治体によっては定期報告が必要です。
例えば大阪市では、事業実績がない場合も必ず報告し、宿泊実績がない場合は「0日」で報告するよう案内しています。
大阪市以外で民泊を運営している場合は、必ず届出住宅の所在地を管轄する自治体の案内を確認してください。
定期報告を忘れたらどうなる？
定期報告は単なるアンケートではありません。
住宅宿泊事業法に基づく義務です。
観光庁は、住宅宿泊事業者について、定期報告をしていない者、または虚偽の報告をした者は30万円以下の罰金の対象となる旨を案内しています。
また、宿泊者名簿の備付け義務に違反した場合も、罰則の対象として整理されています。
罰則があるから怖がるというより、「民泊を事業として行う以上、記録と報告までが運営の仕事」と考えておくのが分かりやすいでしょう。
民泊の記録を管理するおすすめの方法
記録管理で大切なのは、後から慌ててまとめないことです。
① 宿泊予約が入った時点で記録する
予約情報、宿泊日、人数などを記録します。
② チェックイン時に本人確認する
宿泊者全員について必要な本人確認を行います。
③ 宿泊者名簿を更新する
必要事項を漏れなく記載します。
④ 月ごとに宿泊日数を確認する
「今月何日営業したのか」を後から計算するのではなく、日々記録しておきます。
⑤ 2か月単位で集計する
宿泊日数、宿泊者数、延べ宿泊者数、国籍別人数を確認します。
⑥ 報告期限前に提出する
締切日の直前ではなく、余裕を持って定期報告を行います。
住宅宿泊管理業者に任せている場合は？
前回の記事では、家主不在型民泊などで住宅宿泊管理業者へ管理業務を委託するケースについて説明しました。
管理業務を委託している場合でも、誰が何を担当するのかを契約書などで明確にしておくことが大切です。
特に大阪市は、定期報告の法令上の義務者は住宅宿泊事業者であり、管理業者に定期報告を委託している場合でも、住宅宿泊事業者自身が責任を持って管理するよう案内しています。
つまり、
とは考えない方が安全です。
民泊運営で使えるチェックリスト
| 確認項目 | チェック |
|---|---|
| 宿泊者全員の情報を記録している | □ |
| 外国人宿泊者の必要情報を確認している | □ |
| 本人確認を行っている | □ |
| 宿泊者名簿を3年間保存できる | □ |
| 宿泊日数を記録している | □ |
| 宿泊者数を集計している | □ |
| 延べ宿泊者数を集計している | □ |
| 国籍別人数を集計している | □ |
| 定期報告の期限をカレンダーに登録している | □ |
| 自治体独自のルールを確認している | □ |
行政書士に相談するときのポイント
民泊の手続きは、届出を出すところがゴールではありません。
開業後も、宿泊者名簿、定期報告、管理業務、近隣対応など、継続して確認することがあります。
特に初めて民泊を運営する場合は、
- どの記録を残す必要があるのか
- 誰が記録を管理するのか
- 定期報告を誰が行うのか
- 管理業者に何を委託するのか
- 自治体独自のルールがあるのか
を整理しておくと、運営後の負担を減らせます。
行政書士に相談する場合も、単に「民泊の申請をお願いします」ではなく、開業後の管理まで含めて何を確認したいのかを伝えると相談しやすくなります。
まとめ｜民泊は「記録・保存・報告」までが運営です
今回の記事で一番覚えておいてほしいのは、次のことです。
住宅宿泊事業者は、宿泊者名簿を適切に作成し、原則3年間保存する必要があります。
さらに、宿泊実績については2か月ごとの定期報告が必要です。
そして、定期報告をしていない場合や虚偽の報告をした場合には、30万円以下の罰金の対象となることがあります。
住宅宿泊管理業者には、管理受託契約などを記載する帳簿の備付けと保存義務がありますが、これは住宅宿泊事業者の宿泊者名簿とは別の制度です。
この違いを理解しておけば、民泊運営に必要な記録を整理しやすくなります。
参考にした公的情報
この記事では、主に観光庁「民泊制度ポータルサイト」の住宅宿泊事業者向け情報を確認しています。
特に、宿泊者名簿、本人確認、定期報告、罰則については、観光庁の最新公開情報をもとに整理しました。
また、大阪府内で運営する場合でも、具体的な手続きや運用については所在地を管轄する自治体の情報を確認してください。
大阪市については「大阪市長への定期報告の手引き（住宅宿泊事業）」も参考になります。
著者の一言
今回調べていて感じたのは、民泊は「お客さんを泊める仕事」だけではないということです。
宿泊者がいれば記録し、いなければ「いない」という実績を確認する。
そして、決められた時期に行政へ報告する。
こうした地道な管理が、民泊を長く続けるためには大切なのだと思います。
最初から完璧な仕組みを作ろうとせず、まずは「記録する場所」と「報告する日」を決めておくところから始めるとよいでしょう。
次回予告
次回は、相談案件No.117「イベント民泊開催の要件と届出方法｜自治体要請に応じた特例制度」について取り上げます。
通常の民泊とは少し違う「イベント民泊」とは何なのか。
どのような場合に認められるのか、自治体の要請との関係も含めて整理します。
ご相談・問い合わせ
民泊の届出や許認可、開業後の手続きについて確認したい方は、行政書士大前事務所までご相談ください。
記事本文終了
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
民泊の制度は細かなルールが多いため、分からないところを一つずつ確認しながら進めていきましょう。
公式リンク・URL
本文の制度説明を確認するための公的情報です。
- 観光庁「民泊制度ポータルサイト」
- 観光庁「住宅宿泊事業者編」
- 観光庁「事業者の業務[1]」―宿泊者名簿・本人確認
- 観光庁「住宅宿泊事業者にかかる罰則一覧」
- 大阪市「大阪市長への定期報告の手引き（住宅宿泊事業）」
- 観光庁「住宅宿泊管理業者の業務」―帳簿・5年間保存
「民泊運営の帳簿記載と定期報告義務｜違反時の罰則と管理方法」のご相談はコチラ
ここは民泊を始めた方が勘違いしやすいところです。
住宅宿泊事業では、宿泊者名簿を作成し、必要な期間保存することが求められます。さらに、一定の期間ごとに宿泊実績を行政へ報告する定期報告があります。